L’importanza della Programmazione. Cosa stiamo imparando
In un momento come questo ci stiamo rendendo conto dell’importanza di programmazione e pianificazione.
Modelli come lo Smart Working o la Formazione a distanza sono diventati improvvisamente d’attualità, dopo che per anni se ne discusso a livello meramente teorico, senza fare nulla per prepararci ed allenarci. Per usare una metafora e come se una persona che non corre dalle scuole elementari a 50 anni decidesse di correre la Maratona di New York allenandosi per un mese. Non si fa …. ma soprattutto non funziona.
Nel momento in cui parte un progetto, un’idea una start up, ancora più se Digitale è necessario pianificare le attività da svolgere. soprattutto, stimare in maniera corretta tempi e costi. Per la nostra esperienza, pianificazione e Metodo sono fondamentali.
Il Business Plan e l’importanza della Programmazione.
Nel piano operativo, redatto prima dell’avvio del progetto, viene definito cosa, quando e chi deve realizzare le singole attività. Non è un documento che resta invariato nel tempo, ma viene sottoposto a continui aggiornamenti .
Le due funzioni fondamentali del Piano Operativo sono:
- la pianificazione del progetto prima dell’avvio del progetto
- il controllo dell’avanzamento durante la sua attuazione.
Il Controllo
Il controllo in fase di attuazione di un progetto ha la funzione di verificare quanto tempi, costi e attività sono coerenti con la pianificazione iniziale e se i termini e il budget fissato (vedi articolo sul Budget nell’ecommerce) inizialmente può essere effettivamente rispettato.
La verifica viene effettuata confrontando le stime iniziali con i dati reali. Se esiste uno scostamento sarà necessario risalire alle cause che hanno originato ritardi o disallineamenti con il budget. I fattori alla base di queste differenze possono essere molteplici:
- Aver sottostimato o sovrastimano costi e tempi in fase di pianificazione.
- Variazioni della disponibilità di risorse (ad esempio avere una persona in più o in meno da quanto programmato che si occupa del progetto può modificare il timing attività).
- altri imprevisti.
Una volta individuato un ritardo o un anticipo, chi pianifica ha il compito di decidere come intervenire sulla programmazione per recuperarlo o semplicemente per adeguare il piano operativo alla nuova situazione.
Un aspetto importante in questo aggiornamento è la comunicazione. Qualsiasi variazione va debitamente comunicata ai responsabili di progetto e condivisa con loro. Il controllo non può prescindere dall’analisi dell’efficacia del lavoro svolto. Un’attenzione che potrebbe servire a prevenire scostamenti indesiderati tra l’andamento del progetto e la pianificazione originaria.
Come e Quando effettuare il Controllo
Le operazioni di controllo, compresa la redazione di report intermedi e finali sui risultati raggiunti, devono essere formalizzate in precise procedure che vanno definite prima dell’avvio del progetto.
I criteri di controllo principali da prevedere sono:
- Le KPI da verificare e l’importanza della programmazione
- Il sistema di rilevazione da utilizzare
- La Tempistica
- Il Metodo di revisione e approvazione della programmazione
E’, inoltre, indispensabile definire il sistema di reperimento dati. E’ possibile che in azienda vi sia un sistema informatico che agevoli il recupero delle informazioni e lo sviluppo delle procedure,ma è anche possibile che sia necessario reperire altri canali di informazioni (il team, i fornitori, i partners, etc.).
Un altro criterio su cui è utile soffermarsi nel piano operativo è la definizione della frequenza dei controlli, scegliendo se effettuare le verifiche al raggiungimento dei traguardi intermedi o a cadenza prestabilita.
Tra gli strumenti di monitoraggio che si consiglia di utilizzare vi è il Diagramma di Gantt, che offre una rappresentazione grafica immediata e di facile consultazione per valutare l’avanzamento di un progetto. Si tratta di uno strumento che va ben costruito e costantemente aggiornato, perché aiuti a valutare l’efficienza delle risorse del progetto attraverso un’analisi dei tempi lavorati e delle attività svolte.
Il Ruolo del Project Leader
Un’ultima considerazione riguarda il ruolo del Project Leader. Implementare un sistema di controllo è fondamentale almeno quanto una buona pianificazione. Il project Leader deve inoltre saper gestire gli imprevisti e i problemi che possono sorgere in corso di svolgimento di un progetto.
Il controllo, quindi, non può limitarsi all’aggiornamento del Gantt, alla redazione di report e alla riprogrammazione delle attività future, ma deve tendere ad anticipare, laddove possibile, i problemi e a introdurre tempestivamente efficaci misure correttive.
Se vuoi saperne di più contatta Massimiliano Masi (m.masi@e-development.it )
